Le titulaire du poste est responsable de l’accueil et d’offrir un soutien administratif aux divers départements. Tu auras également un rôle important à jouer dans la vie de bureau et le bien-être des employés.
Responsable de l’accueil et de la vie de bureau :
- Accueillir les clients et les visiteurs qui se présentent à la réception
- Préparer les envois par messager ou par la poste
- Répondre aux appels téléphoniques entrants et les rediriger; prendre les messages lorsque nécessaires
- Organiser la gestion de réservation des salles de réunion
- Veiller à ce que les salles de conférences soient en ordre en tout temps
- Voir à l’approvisionnement de la papeterie et commander les fournitures
- Effectuer la gestion du matériel nécessaire aux visites de chantier
- Gérer la boite courriel générale du bureau de Québec
Soutien administratif :
- Effectuer une vérification initiale des feuilles de temps et des comptes de dépenses
- Effectuer le suivi des factures des cartes de crédit
- Planifier les voyages des employés (transport et hébergement)
- Commander des repas lors de réunion et faire les cafés pour les invités
- Effectuer la gestion des certificats de paiement, avenants et devis
- Effectuer le suivi de la formation continue des associés (OAQ, OAA)
- Toutes autres tâches connexes